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Solution de signature électronique
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Les solutions de signature électronique permettent de signer des documents en ligne sans avoir à passer par un support papier. Elles favorisent la sécurité des données, puisque le signataire peut savoir si le document a été modifié, en plus d'être pratique et de représenter un gain de temps par rapport à l'envoi d'un courrier signé.

Solution de signature électronique : Comment ça marche ?

Solution de signature électronique : nos conseils pour bien choisir son prestataire

Description

Contexte

Même si le papier et le stylo ont encore de beaux jours devant eux, la signature manuscrite se fait de plus en plus rare dans nos entreprises à l’épreuve du digital. Le monde des affaires s'accommode en effet de moins en moins de ce processus traditionnel d’authentification et validation de documents : il est jugé chronophage, coûteux, pas toujours fiable, et enfin peu écologique. Il est désormais possible d’exprimer son consentement et d’apposer une signature électronique sur tout type de document depuis son ordinateur ou son mobile en quelques clics, et de leur donner la même valeur probatoire qu’une signature manuscrite ou un coup de tampon. Plus spécifiquement, il est possible d’authentifier le destinataire, de valider ou non le document, de savoir s’il a été altéré ou non, avant d’exprimer son accord de manière électronique. En Union Européenne, la signature électronique a été encadrée en 2016 par le règlement sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques. Ce règlement a permis la mise en place d’un référentiel en matière de sécurité des transactions électroniques et d’authentification de documents électroniques, ouvrant la voie à un déploiement de la signature électronique pour des transactions professionnelles transfrontalières au sein de l’UE.

Solutions possibles

Sur le plan juridique en Union Européenne, on distingue 3 types de signatures selon leur degré de fiabilité. Il en découle des cas d’usages adaptés à chaque niveau de fiabilité.
  • la signature électronique simple (SES) : c’est la grande majorité des signatures électroniques réalisées aujourd’hui. Elles ne requièrent aucune contrainte d’authentification, et résistent mal, de ce fait, aux litiges et aux contestations. Certains logiciels de signature électronique proposent de renforcer la sécurité de ces transactions par l’envoi d’un SMS d’authentification par exemple. Quelques exemples d’utilisations courantes de signature électronique simple : contrat d’adhésion (banque / assurance), contrat de travail, bail, état des lieux, mandat SEPA...
  • la signature électronique avancée (SEA) : Elle est utilisée pour les transactions importantes de par leur enjeu financier ou juridique. Ce type de signature doit notamment garantir deux choses : L’authentification formelle du signataire : la signature doit ainsi être établie par un moyen (ordinateur, mobile, tablette) sous le contrôle exclusif du signataire ; Le fait que l’acte ne pourra faire l’objet d’aucunes modifications à la suite de la signature.
  • la signature électronique qualifiée (SEQ) : Sur le plan juridique, (c’est à dire en termes de valeur probatoire), c’est la seule signature électronique équivalente à la signature manuscrite. Pour pouvoir prétendre délivrer une signature qualifiée, un éditeur de solution de signature électronique doit obtenir un certificat auprès d’une autorité de certification. Ces autorités sont contrôlées en France par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information. Une SEQ nécessite que l’identité du signataire soit validée en amont, et que la clé de signature se trouve dans un dispositif qualifié de création de signature électronique (QSCD). En pratique, cette vérification d'identité peut se faire à distance au moyen d’une clé cryptographique qui aura été remise préalablement à l’occasion d’une rencontre physique par exemple. La SEQ est utilisée pour tous les actes authentiques (notaires, huissiers de justice notamment), certains actes d’avocat spécifiques (PACS, cessions de fonds de commerce, cessions de parts sociales…) ou encore certains actes réalisés auprès d’organismes publics (comme la passation de marchés publics).

Fonctionnalités classiques

  • Suivi en temps réel et traçabilité : actions d’édition visualisables par l’ensemble des parties au contrat
  • Chiffrage des documents
  • Workflows : configuration, collecte de signature et archivage
  • Intégration avec des services cloud : signature possible des PDFs sur différents supports : ordinateur, tablette, téléphone et sur la suite Google, notamment.

Fonctionnalités optionnelles

  • Intégration avec les outils existants (CRM, DMS, site web, etc)
  • Gestion du cycle de vie des documents (renouvellements, avenants…)

Enveloppe budgétaire

Les prestataires proposent des abonnements par mois qui peuvent varier selon le nombre d’utilisateurs, les volumes de documents et les fonctionnalités disponibles. Pour une utilisation “basique” en entreprise, il faut compter entre 20 et 40 euros par utilisateur pour pouvoir éditer et envoyer un nombre illimité de documents. Les logiciels de signature électronique ont déployé des offres spécifiques aux professions juridiques (notaires, avocats) permettant de garantir les niveaux de sécurité requis par ces professions. Ces offres peuvent faire l’objet d’intégrations spécifiques avec les applications métier les plus fréquemment utilisées, et donc d’une facturation bien souvent au cas par cas.

ROI attendus

  • Réduction du papier : passer sur des solutions électroniques permet de ne plus imprimer systématiquement les documents importants, assurant ainsi plus d’économie et un impact moindre sur l’environnement.
  • Productivité : l’envoi par courrier étant long et fastidieux, ce type de solution permet de perdre moins de temps avec l’administratif, tant dans la collecte de la signature que dans la gestion et l’archivage des documents originaux.
  • Sécurité des données : la protection des données est plus stricte avec cette solution. Le signataire peut savoir si son document a pu être modifié, par exemple.
  • En termes plus concrets, c’est également une meilleur conversion des processus de souscription en ligne (ex : contrats d’assurance) ou encore la réduction des temps de réalisation d’opérations juridiques et/ou financières (ex : vente immobilière, cession d’entreprise...)

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