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Organisation d’événements professionnels
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Les événements d'entreprise permettent de renforcer la cohésion au sein des équipes et améliorent ainsi la communication et les rapports entre les différents collaborateurs. Faire appel à un professionnel de l'événement professionnel permettrait de réduire son coût de 15%.

Organisation d’événements professionnels : Comment ça marche ?

Organisation d’événements professionnels : nos conseils pour bien choisir son prestataire

Description

Contexte

Les occasions de réunir collaborateurs ou partenaires pour un évènement professionnel sont multiples dans la vie d’une entreprise, que ces évènements soient à vocation purement interne, ou également externes. Il s’agit dans tous les cas d’un exercice à fort enjeu en termes de communication d’entreprise : c’est la raison pour laquelle l’organisation d’un pareil événement est souvent confiée, en tout ou partie, à un professionnel expert de l'événementiel. Team-buildings, soirées de lancement, conférences annuelles, séminaires… tous ces événements sont pensés pour renforcer la cohésion des collaborateurs, promouvoir un produit, engager diverses parties-prenantes, et plus généralement véhiculer une image de l’entreprise auprès de ses clients, fournisseurs, ou partenaires. Encore faut-il que ces événements soient bien organisés et savamment orchestrés, car ils mobilisent souvent des moyens non négligeables, aussi bien financiers qu’humains. Dans ce contexte, une solution unifiée d’organisation d’événements professionnels peut permettre aux entreprises d’optimiser leur temps et budget.

Approche classique de l’organisation d’un évènement professionnel

  • Définition des objectifs
  • Elaboration du budget
  • Définition d’un thème et stratégie de communication associée
  • Recherche du lieu de l’événement et du traiteur
  • Organisation d’ateliers, sélection des intervenants : maître de cérémonie conférencier(s), musicien(s)...
  • Mise à disposition de contacts de prestataires externes associés à l’intendance et l’organisation technique de l’évènement : hôtes(ses) d’accueil (impression de badges, distribution de goodies), régisseur, photographe, vidéaste, community manager, sondages en temps réel...

Enveloppe budgétaire

La délégation totale de la prestation d’organisation (évènement “clé en main”) peut coûter à elle seule entre 2000 et 10000 euros en moyenne dans lesquels seront en général inclus l’animation, la communication interne, la réservation du lieu, les photographes… le montant de la prestation variera bien évidemment selon le nombre de participants.
Parmi les dépenses supplémentaires facturées “à la carte”, un traiteur coûtera souvent entre 20 et 50 euros par invité, là où l’intervention d’un conférencier coûtera en général entre 2000 et 10000 euros selon la notoriété de l’intervenant.

Les ROI attendus

  • En interne, de tels évènements permettent de renforcer la cohésion des équipes, de fluidifier la communication interhiérarchique, et de renforcer plus généralement la culture d’entreprise. Un meilleur engagement des employés permet notamment de réduire le taux de turnovers.
  • À priori, organiser soi-même ses événements d’entreprise permettrait de faire des économies. En réalité, en faisant appel à un professionnel, les entreprises font jusqu’à 15% d’économie sur le budget. Il existe des détails que seule l’expérience d’un professionnel peut prévoir. Ces détails ont un coût pécuniaire, mais peuvent également coûter la réussite de l’événement. Les prestataires élaborent eux-même les budgets et s’y tiennent, savent sur quel point économiser de l’argent et permettent en outre à l’ensemble du personnel de se focaliser exclusivement sur le déroulement de l’événement, sans stress additionnel.

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Collock

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GL Events

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