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Gestion électronique des documents (GED)
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Les logiciels de Gestion Electronique des Documents (GED) centralisent, stockent, classent, archivent et sécurisent les documents de l'entreprise. Ils permettent de réduire les coûts et de gagner du temps : la recherche de documents peut représenter 150 heures par an et par collaborateur dans certaines structures.

Gestion électronique des documents (GED) : Comment ça marche ?

Gestion électronique des documents (GED) : nos conseils pour bien choisir son prestataire

Description

Contexte

Véritable outil de travail collaboratif, la gestion électronique de documents permet aux entreprises de dématérialiser les documents et ainsi de gagner en productivité. Les logiciels de gestion électronique de documents administrent le cycle de vie d’un fichier, c’est-à-dire la numérisation, le stockage, le classement, l’accès, le partage, l’archivage et la gestion de toutes les modifications.

Fonctionnalités classiques

  • Création ou numérisation de documents physiques
  • Modification de documents
  • Partage de fichiers
  • Triage des documents
  • Contrôle de l’utilisation et de la modification des documents
  • Diffusion et partage d’informations
  • Traçage des documents via un navigateur
  • Authentification
  • Mise en place d’une procédure de validation
  • Archivage de documents
  • Elaboration de workflows (modélisation de l’ensemble des tâches d’un processus) et procédure automatique de validation : attribution des tâches aux utilisateurs, suivi des tâches, etc
  • Classification et diffusion d’informations sur un produit
  • Analyse des indices de performance de projet
  • Intégration aux outils PGI (progiciels de gestion intégrée) : stockage centralisé des documents
  • Synchronisation depuis plusieurs appareils

Fonctionnalités optionnelles

  • Notification par email des utilisateurs en cas de modification de document
  • Signature digitale conforme aux dispositions légales‍

Enveloppe budgétaire

Deux solutions s’offrent à vous :
  • Acquérir le logiciel
  • S’abonner en ligne
La première solution implique l’installation sur les serveurs. Elle permet à l’entreprise d’acquérir la licence d’utilisation et donc d’éviter de limiter le nombre d’utilisateurs. Cette solution épargne l’acquéreur de frais exorbitants car les seuls coûts annuels sont les frais de maintenance du logiciel. Pour cette option, il faut prévoir approximativement 5000 euros de budget. L’abonnement en ligne reste moins coûteux à court terme pour les petites entreprises et ne nécessite aucune installation. Le budget à prévoir pour s’abonner à un logiciel de gestion électronique de documents est compté à partir de 80 euros par utilisateur et par an.

Les ROI (returns on investment ou retour sur investissement)

La gestion électronique de documents permet aux entreprises de réduire les coûts et les contraintes de traitement des données. Elles limitent les frais d’impression, d’achat de papier et l’espace d’archivage des fichiers. Cette solution répond aux impératifs écologiques imposés aujourd’hui. La recherche numérique des documents se fait plus rapidement, mobilise moins de ressources et devient un acte écoresponsable. Ce qui rend les entreprises plus productives et permet aux clients d’avoir accès facilement aux documents. Parallèlement à cette facilité d’accès, les solutions de gestion électronique de documents offre une protection élevée des données. L’administrateur a le pouvoir de personnaliser les conditions d’accès aux documents : les archiver, les remettre à jour, les verrouiller....

Les prestas en Gestion électronique des documents (GED) les plus recommandés sur Askeet

Adexgroup

icon of a grey checkmark on a lighter grey backgroundRecommandé par 2 clients
#ADEXGROUP: Transition numérique, Bureautique et infogérance Depuis 1992, Adexgroup accompagne ses clients autour du poste de travail. Bureautique, Informatique, Téléphonie Agencement et Fournitures de bureau. Notre focus, simplifier les processus d'entreprise et la gestion documentaire.

OpenDocMan

Solution de dématérialisation de documents pour les petites entités comme les grandes entreprises afin de leur assurer la gestion numérique des fichiers et des tâches

Think Project

Logiciel GED, EDC et PLM pour projets de construction et ingénierie

Qualios

Logiciel de GED, création de formulaire, SMQ, GPEC, dashboard, workflow

Lascom

Editeur de logiciels PLM dont la gestion électronique de documents

Entropics

Logiciel français de dématérialisation de documents (SaaS) permettant aux entreprises d'archiver, stocker les documents et optimiser les workflows

Sesin

Plus de 40 ans d'expérience en gestion et dématérialisation de documents et de processus dans le secteur public, le transport, la banque, la santé...

Spigraph

Logiciel permettant aux entreprises de dématérialiser leurs courriers, documents administratifs, comptables et financiers afin d'optimiser les process et leur traçabilité.

Oodrive

Solutions cloud de partage et synchronisation de documents, sauvegarde et archivage, identité numérique et signature électroniqu
Ils font confiance à Askeet pour trouver leurs prestataires
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