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Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) regroupe toutes les données liées à une entreprise, de la gestion des stocks aux ventes en passant par les ressources humaines ou la comptabilité. Cette approche centralisée et automatisée permet d'importants gains de productivité et d'efficacité, à tous les niveaux.
Logiciel ERP : Comment ça marche ?
Logiciel ERP : nos conseils pour bien choisir son prestataire
Description
Contexte
Le logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) est bien plus qu’un simple « logiciel ». C’est un ensemble de logiciels développés afin d’optimiser les flux opérationnels des entreprises. Grâce à lui, vous centralisez l’ensemble des données de votre entreprise : gestion des stocks, données produits, ressources humaines, comptabilité… Dès qu’une nouvelle donnée est intégrée, une vente par exemple, l’ERP effectue les mises à jour en temps réel sur l’ensemble des services de l’entreprise : le stock, le journal des ventes, la comptabilité etc…
Open source versus closed source
Il y a deux moyens pour les entreprises d’acquérir un logiciel ERP : en closed source (aussi appelé privateur) ou en open source.
- Le logiciel en open source est un logiciel libre utilisable gratuitement par tous. Il permet à son utilisateur d’éditer, développer, ajouter ou supprimer les fonctionnalités initiales du logiciel.
- Le logiciel closed source est un logiciel privé sous licence que vous devrez payer pour son utilisation. Si vous optez, pour un logiciel privé, votre prestataire apportera tous les services necessaires à son fonctionnement et sa maintenance.
Bien choisir son logiciel ERP : les critères à prendre en compte
Le choix d’un logiciel ERP se fait selon certains paramètres déterminants :
- la taille de l’entreprise,
- sa structure,
- les fonctionnalités nécessaires,
- les prix et conditions d’acquisition du logiciel selon la durée des besoins en ERP.
Les 11 fonctionnalités à exiger d’un ERP
- Gestion centralisée des informations et des opérations menée par chaque membre de l’équipe
- Gestion des productions et des supply chain : stocks, approvisionnements, entreposage…
- Suivi des activités des collaborateurs
- Suivi de factures et des paiements
- Gestion des encaissements
- Optimisation de la relation client
- Elaboration et suivi du budget : suivi des impayés, des dettes et de la trésorerie
- Conception et édition de processus métier
- Conception de stratégies marketing
- Gestion des bases de connaissances
- Analyse de données économiques, financières, RH…
Les 3 fonctionnalités optionnelles mais utiles
- Intégration CRM, messagerie, webinar…
- Interface multilingue et multisupport
- Conseils et accompagnements aux utilisateurs
Quel budget prévoir ?
Le budget dépend essentiellement de ce choix : logiciel open source ou closed source ?
- Le logiciel ERP closed source
Une activité particulière demande une organisation particulière. Les grandes entreprises préfèrent utiliser un logiciel opérationnel, bien rodé et ayant prouvé son efficacité, c’est-à-dire en closed source. Les logiciels privateurs sont développés par des équipes à l’écoute des utilisateurs. Un ERP propriétaire coûte entre 200 et 2500 euros par utilisateur. Ce prix est justifié par son interface intuitive, un niveau plus important de sécurité et par l’évolution permanente de ses fonctionnalités.
- Le logiciel ERP open source
Les logiciels open source sont adaptés aux plus petites structures et à leur enveloppe budgétaire : à partir de 150 euros par utilisateur.
3 bonnes raisons de vous équiper d’un logiciel ERP
Gagner du temps
Une bonne organisation signifie un gain de temps. L’organisation est le premier avantage qu’offre les logiciels ERP : une centralisation du système d’information et une organisation optimisée du personnel, des moyens, des agendas et des services. On observe une nette amélioration des opérations générales et de la communication interne de l’entreprise et notamment un suivi rigoureux des factures.
Réduire les coûts de gestion
L’utilisation d’un logiciel ERP adapté permet de réduire les coûts qu’imposent la gestion d’autant d’informations en une seule fois : logistique, vente, CRM, administration, RH. Les utilisateurs témoignent d’une gestion optimisée des stocks et des approvisionnements et d’un retour rapide sur investissement.
Prendre les bonnes décisions
Grâce aux progiciels de gestion intégrée, les entreprises redoublent d’efficacité, diminuent le risque d’erreurs, de fuite d’informations ou de doublons. Les ERP assurent la collecte d’informations pertinentes depuis les logiciels intégrés (CRM, réseaux sociaux…) et vous aident à prendre des décisions avisées.
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