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Logiciel de gestion des temps et activités
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Les logiciels de gestion des temps et activités permettent d'établir le temps passé sur des missions et de gérer les agendas des équipes ou bien leurs congés. Ces outils assurent une meilleure collaboration au sein de l'entreprise, ainsi qu'une vision plus claire quant au budget et au temps à consacrer à une mission.

Logiciel de gestion des temps et activités : Comment ça marche ?

Logiciel de gestion des temps et activités : nos conseils pour bien choisir son prestataire

Description

Contexte

La gestion des temps et activités du personnel est une problématique incontournable de la gestion du personnel et des ressources humaines. Les éditeurs de logiciels RH ont développé des outils pour faciliter la supervision des activités du personnel, que ce soit purement dans un objectif de suivi du temps de travail (pour assurer ensuite la bonne gestion des congés et de la paie) ou également dans une optique opérationnelle de gestion des agendas et coordination des équipes. Ces outils peuvent être proposés séparément aux gérants de paie, responsables RH ou encore DRH, ou bien s’intégrer à une suite SIRH plus complète qui prendra également en charge les autres aspects de la gestion des ressources humaines : performance, entretiens annuels, formation, recrutement, gestion prévisionnelle des emplois et des compétences... En pratique, le logiciel de gestion des temps et activités permet entre autres d’émettre et valider les requêtes de types : pointage du temps de travail, heures supplémentaires, congés, lieu de travail.... Il établit un rapport des temps passés sur les missions accomplies et à accomplir.

Fonctionnalités classiques

  • Mise en place et modification des horaires des collaborateurs
  • Assignation de tâches et de lieux de travail
  • Instauration de processus métier
  • Pointage et historique des entrées et sorties
  • Synchronisation sur plusieurs appareils et logiciels
  • Alerte en cas d’intrusion
  • Outil d’échange entre les collaborateurs : messagerie instantanée et commentaires
  • Partage et stockage de fichiers
  • Outil RH : gestion des congés, absences, RTT, pauses, heures supplémentaires, requêtes, feed-backs, ancienneté...
  • Espace personnel salarié (web et mobile)
  • Suivi des activités du personnel

Fonctionnalités optionnelles

  • Reconnaissance du personnel : code ou photo
  • Système de contrôle d’accès personnalisable
  • Géolocalisation des équipes
  • Maintenance du logiciel

Enveloppe budgétaire

Le prix d’un logiciel de gestion des temps et activités dépend en premier lieu du nombre d’employés pris en charge. La licence d’un logiciel installé sur le serveur de l’entreprise coûte environ 2 500 euros par an, avec en général 10 utilisateurs offerts (et une facturation d’une dizaine d’euros par an par utilisateur supplémentaire). Les modèles SaaS (abonnement mensuel) sont en général facturés entre 2 et 5 euros par mois (pour la seule gestion des temps et activités) par salarié.

Les ROI attendus

  • Permet de communiquer des informations fiables et en temps réel aux dirigeants d’entreprise. Ces outils maximisent le taux de rentabilité de chaque employé et garantissent la précision des données (pointage, heures exactes des mouvements des employés, et suivi de l’intégralité de l’équipe).
  • Assure une meilleure communication entre les collaborateurs et les dirigeants. Un tel logiciel fait souvent office d’outil collaboratif. Ce qui constitue un gain de temps considérable pour les responsables RH, notamment pour la collecte d’informations sur le personnel et le suivi puis la validation de leurs requêtes. Il constitue une véritable assistance RH qui s’occupe des tâches fastidieuses et chronophages tout en minimisant les risques d’erreur.
  • Un logiciel de gestion des temps et des activités aide également les managers à établir une prévision fiable des prochains projets de l’entreprise : la budgétisation d’une nouvelle mission ou la charge de travail assignée à chaque employé.

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