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Location de salles et lieux de réception
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Agences en événementiel, annuaires de salle ou encore venue finder, les solutions pour louer des salles et des lieux de réceptions sont variées. Selon le budget, les envies et les exigeances, il n'est pas toujours évident de trouver le prestataire qui vous fera à la fois gagner du temps et faire des économies.

Location de salles et lieux de réception : Comment ça marche ?

Location de salles et lieux de réception : nos conseils pour bien choisir son prestataire

Description

Les différentes solutions pour réserver un lieu ou une salle de réception

Quand une entreprise souhaite organiser un événement (réunion, séminaire, soirée), trois options s’offrent à elle pour réserver le lieu de la réception :
  • Faire appel à une agence événementielle. Une telle agence s’occupera de tout, de A à Z ; elle sera même présente sur place le jour J. C’est une solution confortable qui a un coût : l’agence prend une commission sur le devis total.
  • Organiser l’événement soi-même, avec l’aide d’un annuaire de salles. L’annuaire est gratuit, par contre, le client ne bénéficiera pas de conseils, ni d’accompagnement. Il devra tout organiser lui-même.
  • À mi-chemin entre ces deux options se trouve la plateforme internet, qui propose un annuaire de lieux, mais aussi un système paiement en ligne et de centralisation des factures. Cette plateforme se rémunère avec des rétrocommissions, que les lieux versent sur chaque événement. Par ailleurs, ces lieux s’engagent à ne pas surfacturer leurs prestations ; donc, pour le client, le venue finder est une solution gratuite.

Principaux éléments de différentiation

Au moment de choisir son prestataire pour réserver un lieu, le client doit faire attention aux points suivants :
  • Le catalogue de lieux est-il assez fourni ? Plus le catalogue est fourni, mieux c’est ! C’est signe d’une bonne notoriété, car les lieux lui font confiance.
  • L’accompagnement est-il de qualité ? Un bon prestataire doit guider, soutenir le client sur toutes les étapes : trouver le lieu qui correspond à ses besoins, faire des demandes efficaces ; recevoir des devis adaptés, négociés, et le plus vite possible ; trouver des partenaires pour les “à côté” (traiteur, animations, ateliers, etc.).
  • Le prestataire est-il réactif ? Sur ce marché, le timing est essentiel. Trop souvent, le client abandonne car les temps de réponses sont trop longs, tandis que ses délais sont trop courts. Surtout, si le prestataire est réactif, le client sait qu’il pourra compter sur lui en cas de changement, ou d’imprévu à la dernière minute.
  • Les clients peuvent-ils donner leur avis sur les lieux ? C’est l’avantage offert par les plateformes. Elles doivent permettre aux clients de s’exprimer via des commentaires publics. Plus il y en a, mieux c’est. On doit aussi trouver, de temps en temps, un avis moins positif ; dans le cas contraire, c’est que la plateforme les filtre, et qu’il n’est donc pas complètement transparent.
  • Le prestataire a-t-il de l’expérience ? Sur le marché du MICE, il n’y a pas de règle : les clients ont des besoins, des envies sans cesse différentes. Il faut donc savoir s’adapter le plus vite possible… Et cela ne s’apprend que par l’expérience, sur le terrain ! On préférera donc un prestataire qui a quelques années d’ancienneté.
  • L’originalité ? Sur le marché de l’événementiel, les clients attendent de la performance bien sûr, mais aussi de l’originalité. C’est un vrai défi. Un prestataire finder doit donc savoir innover, maintenir un cran d’avance, référencer toujours des nouveaux lieux.

Enveloppe budgétaire pour louer un lieu ou une salle de réception

Le budget d’un événement doit prendre en compte, au minimum, la location du lieu. Mais la plupart du temps, il faut aussi compter les éléments suivants : la restauration, l’hébergement, le matériel technique, le personnel d’encadrement, les coûts logistiques (transport, etc.), les activités (teambuilding, conférence, etc.).C’est très difficile de donner une fourchette de prix, car en la matière, il n’y a aucune règle ! Tout dépend des exigences du client, de ses objectifs, du degré de qualité qu’il souhaite... Le prix d’une soirée de Noël, par exemple, peut varier d’un facteur cinq d’une entreprise à l’autre. ‍Heureusement, sur la plupart des plateformes, les lieux donnent leurs fourchettes de prix, en toute transparence. Un client peut donc rapidement savoir si ses désirs sont réalistes, ou au contraire, s’il faut revoir son budget

Les ROI attendus par les entreprises qui font appel à ces prestataires

Quand un client fait appel à un prestataire, il espère essentiellement :
  • Gagner du temps
    • La recherche de lieux, la création du brief, la gestion des devis… Si tout est centralisé sur la même plateforme, et si l’accompagnement est bon, alors les gains de temps sont considérables.
  • Faire des économies
    • Parce que le rôle du prestataire est de défendre le client, de négocier les meilleurs devis possibles afin de respecter au mieux son budget.

Les prestas en Location de salles et lieux de réception les plus recommandés sur Askeet

Kactus

icon of a grey checkmark on a lighter grey backgroundRecommandé par 4 clients
Plateforme permettant aux entreprises de réserver, gérer et piloter l’ensemble de leurs événements professionnels.

ESUS

icon of a grey checkmark on a lighter grey backgroundRecommandé par 3 clients
Esus est un logiciel qui aide les organisateurs professionnels à vendre plus efficacement en leur permettant de construire des événements sur mesure.

TUTTITEAM

icon of a grey checkmark on a lighter grey backgroundRecommandé par 2 clients
Agence de Communication événementielle et digitale depuis 2006. Nous créons et gérons vos évènements ainsi que votre communication digitale

Event Finder

icon of a grey checkmark on a lighter grey backgroundRecommandé par 2 clients
Plateforme web de recherche de lieux et animations pour événements (séminaires, soirées, conventions ...)

BirdOffice

icon of a grey checkmark on a lighter grey backgroundRecommandé par 2 clients
Plateforme pour réserver une salle pour vos réunions, formations, séminaires, événements corporate.

Privateaser

icon of a grey checkmark on a lighter grey backgroundRecommandé par 2 clients
Plateforme de réservation, en ligne et gratuite, de plus de 3000 espaces, bars et restaurants. Organisation d'événements corporate.

Leasyt

icon of a grey checkmark on a lighter grey backgroundRecommandé par 1 client
Trouvez un lieu gratuitement partout en France pour vos événements professionnels via une plateforme ou l'un des concierges dédiés

Abc Salles

Plateforme de réservation de salles de réception pour vos événements, et de salles pour vos réunions, conférences, formations.

SnapEvent

Plateforme de réservation de lieux et services événementiels, avec un accompagnement humain jusqu'au jour J.
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