Location de salles et lieux de réception

Trouvez enfin le meilleur sans y passer des heures

Les différentes solutions pour réserver un lieu ou une salle de réception

• Faire appel à une agence événementielle. Une telle agence s’occupera de tout, de A à Z ; elle sera même présente sur place le jour J. C’est une solution confortable qui a un coût : l’agence prend une commission sur le devis total.
• Organiser l’événement soi-même, avec l’aide d’un annuaire de salles. L’annuaire est gratuit, par contre, le client ne bénéficiera pas de conseils, ni d’accompagnement. Il devra tout organiser lui-même.
• À mi-chemin entre ces deux options se trouve la plateforme internet, qui propose un annuaire de lieux, mais aussi un système paiement en ligne et de centralisation des factures. Cette plateforme se rémunère avec des rétrocommissions, que les lieux versent sur chaque événement. Par ailleurs, ces lieux s’engagent à ne pas surfacturer leurs prestations ; donc, pour le client, le venue finder est une solution gratuite.

Principaux éléments de différentiation

• Le catalogue de lieux est-il assez fourni ? Plus le catalogue est fourni, mieux c’est ! C’est signe d’une bonne notoriété, car les lieux lui font confiance.
• L’accompagnement est-il de qualité ? Un bon prestataire doit guider, soutenir le client sur toutes les étapes : trouver le lieu qui correspond à ses besoins, faire des demandes efficaces ; recevoir des devis adaptés, négociés, et le plus vite possible ; trouver des partenaires pour les “à côté” (traiteur, animations, ateliers, etc.).
• Le prestataire est-il réactif ? Sur ce marché, le timing est essentiel. Trop souvent, le client abandonne car les temps de réponses sont trop longs, tandis que ses délais sont trop courts. Surtout, si le prestataire est réactif, le client sait qu’il pourra compter sur lui en cas de changement, ou d’imprévu à la dernière minute.
• Les clients peuvent-ils donner leur avis sur les lieux ? C’est l’avantage offert par les plateformes. Elles doivent permettre aux clients de s’exprimer via des commentaires publics. Plus il y en a, mieux c’est. On doit aussi trouver, de temps en temps, un avis moins positif ; dans le cas contraire, c’est que la plateforme les filtre, et qu’il n’est donc pas complètement transparent.
• Le prestataire a-t-il de l’expérience ? Sur le marché du MICE, il n’y a pas de règle : les clients ont des besoins, des envies sans cesse différentes. Il faut donc savoir s’adapter le plus vite possible… Et cela ne s’apprend que par l’expérience, sur le terrain ! On préférera donc un prestataire qui a quelques années d’ancienneté.
• L’originalité ? Sur le marché de l’événementiel, les clients attendent de la performance bien sûr, mais aussi de l’originalité. C’est un vrai défi. Un prestataire finder doit donc savoir innover, maintenir un cran d’avance, référencer toujours des nouveaux lieux.

Enveloppe budgétaire pour louer un lieu ou une salle de réception

Les ROI attendus par les entreprises qui font appel à ces prestataires

• Gagner du temps
  • La recherche de lieux, la création du brief, la gestion des devis… Si tout est centralisé sur la même plateforme, et si l’accompagnement est bon, alors les gains de temps sont considérables.
• Faire des économies
  • Parce que le rôle du prestataire est de défendre le client, de négocier les meilleurs devis possibles afin de respecter au mieux son budget.