Gestion des notes de frais

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Les différentes solutions pour gérer ses notes de frais

• Plateforme en mode SaaS : ces solutions présentent l’avantage d’être accessibles partout, tout le temps. Parmi les autres avantages de ces solutions de gestion des notes de frais : capacité à accompagne la croissance de l’entreprise, un déploiement rapide (de quelques semaines pour une PME à 4 mois pour un grand groupe), une tarification abonnement par utilisateur actif, une plateforme et des données hébergées sur des serveurs sécurisés, pas d'installation ou de mise à niveau des infrastructure de l’entreprise.
• Solution installée sur les serveurs de l’entreprise : ces solutions nécessitent en général l’achat d’un logiciel et de ses mises à jour, le paiement d’une licence annuelle ou des frais mensuels. Cette solution est adaptée aux entreprises souhaitant conserver l’outil et les données en interne.

Fonctionnalités offertes par les logiciels de gestion de notes de frais

• Une bonne ergonomie pour une bonne expérience utilisateur
• L’intégration avec une solution de voyage d’affaires pour disposer d’une vue globale des coûts de déplacement
• Utilisation sur mobile, tablette et ordinateur
• Gestion des circuits d’approbation en interne
• Gestion des structures d’entreprise (groupe/filiales)
• Gestion des langues
• Paramétrage politique des dépenses
• Détection automatique des duplicatas, erreurs, tentatives de fraudes
• Intégration à l’ERP en place
• Gestion multi-devises
• Puissance de l’OCR (reconnaissance des caractères étrangers, des sigles des devises, etc.)
• Gestion des frais kilométriques
• Intégration des cartes de paiement pour exporter facilement les frais payés avec une carte
• Génération de rapports, analyse des catégories de dépenses

Enveloppe budgétaire à prévoir pour un logiciel de gestion de notes de frais

• Pour une plateforme SaaS : la tarification va se faire à l’utilisateur actif et démarre à partir de 5-6 €/mois
• Pour une licence : facturation de plusieurs dizaines / centaines de milliers d’euros Faut-il se méfier de certains coûts cachés ?
• L’intégration à l’ERP de l’entreprise qui suivant le modèle retenu peut se révéler très coûteux et long
• Les solutions customisables coûtent toujours plus chères et sont systématiquement plus longues que prévu à implémenter
• Les coûts de change management si solution trop compliquée à utiliser
• Frais additionnels (utilisation d’une fonctionnalité limitée dans le mois, nombre de contacts avec le service client, par ex.)

ROI attendus par les utilisateurs de ces logiciels de gestion des notes de frais

• Gain de temps pour les collaborateurs
• 87% gain en productivité pour les fonctions support (finance et comptabilité)
• Coût global d’une note de frais (réalisation, traitement, remboursement) divisé par 4
• Suppression du pic d’activité en fin de mois pour les équipes support
• Baisse voire disparition des d’erreurs et tentatives de fraudes (qui représentent jusqu’à 25% des frais professionnels)
• Remboursements plus rapides pour le collaborateur En synthèse, un bon prestataire saura vous challenger sur vos problématiques. Il saura s’engager sur des SLA, fournira des références clients. Il devra être réactif sur son service client (mail, chat, téléphone). Il devra maîtriser, le cas échéant, les législations en vigueur dans les différents pays où il opère. Et enfin, il saura garantir la sécurisation des données de ses clients.