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Archivage physique de documents
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Les solutions d'archivage physique de documents permettent de sécuriser le processus d'archivage (utile quand on sait que 35% des documents d'une entreprise sont introuvables) et de respecter les règles concernant la destruction de documents. Classer un document coûte en moyenne 20€, mais le retrouver s'il est mal classé coûte en moyenne 120€.

Archivage physique de documents : Comment ça marche ?

Archivage physique de documents : nos conseils pour bien choisir son prestataire

Description

Dans une entreprise, les bureaux peuvent vite être encombrés d’armoires de documents en tout genre. D’ailleurs, 35 % des documents d’une entreprise restent introuvables ou sont inutilisables.
Il est donc important de traiter les archives, qu'elles soient courantes, intermédiaires ou définitives. Il faut les trier, les classer et les stocker, temporairement ou de manière permanente.
Heureusement, pour ce faire, des professionnels de l’archivage, aussi appelés gestionnaires d’archives, existent.

L’archivage physique de documents comprend des services de base

  • Audit des documents à archiver
  • Compréhension des besoins avec bien sûr un déplacement sur site
  • Mise en place d’un plan d’archivage qui contient tout le processus : établissement d’un calendrier, recension des documents, compréhension de la gestion interne, détermination de la durée de stockage selon les normes en vigueur, évaluation de la consultation, évaluation des ressources humaines et matérielles, établissement d’un devis...
  • Analyse de l’existant. On réalise un inventaire avec notamment les modalités de production des documents, leurs dates, etc...
  • Conseils et solutions d’archivage. Il peut s’agir d’externalisation, de sécurisation, de classement (par ordre alphabétique, par thème, par type de gestion ou de fonction...). Les archives doivent pouvoir être accessibles et mises à jour
  • Intervention sur site, transport et stockage sécurisé des archives
  • Destruction des archives (archives obsolètes, doublons…)

Les gestionnaires d’archives peuvent également proposer des services supplémentaires

Généralement, ces prestataires assurent également l’archivage numérique des documents et donc des services de GED et de SAE. De la même manière que pour les documents physiques, les prestataires conseillent les entreprises en diagnostiquant chacun des besoins tels que l’investissement recherché ou sa place dans une stratégie de digitalisation globale. À la place d’un plan d’archivage, les gestionnaires proposent alors une charte de numérisation qui comporte de nombreuses informations sur les documents.

Quel budget prévoir ?

Faire appel à un prestataire en archivage de documents permet de faire des économies puisque archiver des documents en externe coûte en moyenne 3 fois moins cher que réaliser cette tâche en interne. En revanche, la collecte peut être assez chère et comporter des coûts cachés si certaines activités (transport notamment) ne sont pas suffisamment détaillées sur le contrat. Le type de destruction peut également être important dans le prix, selon qu’il s’agisse de broyage ou d’incinération. Bien choisir son prestataire est donc essentiel et pas toujours évident. En moyenne, il faut prévoir un budget annuel de 80 000 à 200 000€ pour 1000 salariés (les petites entreprises étant moins concernées par ces problématiques). Cela peut paraître élevé, mais lorsque l’on sait qu’un document coûte 20€ à classer, mais 120€ à retrouver s’il est mal classé… On se rend compte que trouver une solution d’archivage adaptée aux besoins de son entreprise peut éviter de grosses pertes.

Société d’archivage physique de documents : 3 bonnes raisons de faire appel à eux

  • Sécuriser les documents durant tout le processus d’archivage, de l’inventaire au stockage en passant par le transport.
  • S’assurer de respecter les règles concernant la destruction de documents. En effet, il existe différentes durées minimum selon le types de documents (sociaux, comptables, fiscaux, civils et commerciaux) et ne pas les respecter et se débarrasser de ses archives avant les délais peut être problématique. Il existe, par exemple, une amende de 5000€ en cas de documents fiscaux détruits ou non-communiqués.
  • Garantir une certaine fiabilité dans la gestion, l’organisation et le suivi des documents d’une entreprise.

Les prestas en Archivage physique de documents les plus recommandés sur Askeet

Everial

icon of a grey checkmark on a lighter grey backgroundRecommandé par 2 clients
Solutions d'archivage physique et numérique, et de gestion électronique des documents.

Pro Archives

Offre d'expertise technique, juridique et opérationnelle qui tient compte des contraintes métier à chaque étape du projet d’archivage.

Avossucces

services innovants et des solutions numériques qui changent la vie des gens. Un prestataire unique pour vos archives physiques et numériques

NOVARCHIVE

Système d'archivage électronique (SAE) hybride vous permettant à la fois la gestion de vos archives physiques et électroniques.

ARCHIVES SOLUTIONS

Proposition de solutions personnalisées pour gérer la production papier et électronique, le traitement, gestion et conseil en archivage

OSIC

Prestations de classement automatisé, archivage électronique et archivage physique...

Reisswolf

Spécialiste de l’archivage de documents. Ce prestataire se propose de gérer, protéger et sécuriser les archives des clients.

Groupe Pro Archives Systemes (à supprimer)

Spécialiste de l'archivage physique et numérique
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